Súčasťou služieb je aj prehľadný systém komunikácie so zákazníkom a jeho zamestnacami. Cieľom komunikačneho systému je odbúranie pracovnej záťaže oddelenia ľudských zdrojov alebo osoby zodpovednej za vzdelávanie zo strany klienta s dôrazom na minimálnu stratu informácii.
Oddelenie ľudských zdrojov má priamo prístup k recepcii, metodikovi jazykového vzdelávania a manažérovi jazykovej školy a zároveň môže komunikovať so svojimi zamestnancami. Učitelia nemajú priamy prístup k oddeleniu ľudských zdrojov a ich kontakt so študentmi je riadený cez recepciu alebo koordinátorov vzdelávania, aby nedošlo k odchýleniu od plánovaného štúdijného plánu, stanovených zmluvných podmienok a vzniku anomálii pri výučbe a organizácii edukačného procesu. Zamestnanci zákazníka nedisponujú e-mailovým a telefonickým kontaktom na učiteľov.
Každá zmena výučby musí byť učiteľmi nahlásená na recepciu, ktorá komunikuje priamo s oddelením ľudských zdrojov alebo zamestnancami zákazníka. Formou komunikácie sú osobné stretnutia, e-mailová a telefonická komunikácia.
Vyučovanie prebieha počas vopred stanoveného študijného rozvrhu po dohode s konkrétnym klientom. Počas letných prázdnin je možné pokračovať v kurzoch buď klasicky alebo formou letných konverzácií.
